5 aspectos al contratar productoras de eventos corporativos

La planificación de eventos corporativos juega un papel importante dentro del crecimiento empresarial, ya que son espacios que permiten crear y fomentar relaciones de valor no sólo con los empleados, sino también con proveedores, clientes y posibles inversionistas. El objetivo de nuestro evento determinará las actividades y el desarrollo que deberá seguir para lograr influir en los invitados exitosamente.

Para esto, será importante contratar productoras de eventos corporativos que nos aseguren experiencias únicas, por lo que, a continuación, se mostrará 5 aspectos a considerar para elegir la mejor.

1. Experiencia

Corroborar las capacidades, trayectoria y experiencia de las productoras de eventos corporativos nos evitará muchos inconvenientes. ¿Cómo saber cuál es la mejor opción?, lo ideal será investigar sobre sus anteriores proyectos y preguntar a los clientes cómo fue trabajar con ellos, de esta manera podremos tomar decisiones más informadas, basadas en éxitos anteriores.

2. Estructura de costo

Antes de confirmar la planificación del evento, será importante conocer la estructura de costos.  Debemos verificar cada opción de pago: planes, tarifas y cargos extra de la productora a contratar, para saber con exactitud lo que estamos pagando y cómo proceder en caso de cancelación; además, esto nos permite ahorrar en gastos, ya que seguramente podremos adecuar los planes de acuerdo con las necesidades del evento y el presupuesto disponible.

3. Equipos

Es importante preguntar sobre los equipos técnicos que serán utilizados y toda la información referente a ellos en cuanto a calidad, tamaño y efectividad. Asimismo, será necesario conocer al personal involucrado para indagar sobre su experiencia profesional y crear una relación cercana que permita el intercambio de ideas.

En caso de que contraten a terceros para el uso de equipos tecnológicos, tendremos que preguntar cuántas veces han trabajado con ellos y cuál ha sido el resultado. Con esto evitaremos inconvenientes de comunicación entre el tercero y la productora.

4. Plan de emergencia

Si bien, lo ideal es que nuestro evento salga de acuerdo con el plan inicial, la verdad que es siempre pueden aparecer complicaciones. Aquí es donde la productora tiene que hacer su mejor trabajo, ya que debe ser capaz de resolver cualquier problema que aparezca de forma rápida y sin perder la calidad del servicio.

Para esto, tendremos que preguntar si cuenta con un plan de acción en casos de emergencia, no sólo para asuntos técnicos o de logística, sino también frente a eventualidades naturales como temblores, tormentas, etc. Deberá tener la seguridad requerida, contacto con bomberos u otros servicios, así como cajas de primeros auxilios.

5. Disponibilidad y responsabilidad

La productora de eventos corporativos que contratemos deberá tener la disponibilidad para resolver paso a paso la planificación del evento, esto incluye programar espacios para las pruebas de catering, de sonido, de logística, la visita a las posibles sedes donde se realizarán los eventos, entre otros aspectos. Esto dejará ver el compromiso que tiene para atender nuestras necesidades.

La comunicación es vital al contratar productoras de eventos corporativos, ya que la responsabilidad recae sobre todos los actores involucrados; por tal motivo, no hay que dudar al momento de realizar algunas preguntas, que sin duda nos harán saber si cuenta con las herramientas requeridas para cumplir los objetivos del evento.

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